Bilgi Teknolojileri Projeleri için ROI Analizi

Bu yazı BT uzmanları ve yönetici adayları için giriş ve orta seviyede bilgi içermektedir. Daha fazla bilgi için önerilen İngilizce içerikli kaynaklar yazının sonunda yer almaktadır.

Finansal tanıma göre ROI (Return On Investment - Yatırımın geri dönüşü); bir firmanın toplam varlıkları ile kazanabileceği net gelirin ölçütüdür.
ROI(%)= Projenin net faydası / Projenin net maliyeti*100----diğer örnek tutarlı omadığından bu şekilde yazdım. “proje” yerine “program” yazılmıştı, değiştirdim
Bir organizasyonun geneline bakıldığında bu tanımlama kabul edilebilir ancak BT projeleri için gerçekçi değildir.
ROI analizi ile bir projeden ne kadar getiri sağlanacağı, bunun için ne kadar yatırım yapılması gerektiği; projenin bu yatırımlara değip değmeyeceği ve iki veya daha fazla proje arasında nasıl  karar verileceği sorusuna cevap getirilir.


BT uzmanları ve üst yönetimin dikkat etmesi gerekenler

Geleneksel yöntemde, BT uzmanları ve üst yönetim BT projelerinin en çok finansal faydalarını düşünmekteydiler. Bugün ise BT yatırımının finansal olmayan faydaları da düşünülmektedir. Finansal faydalar, organizasyonun bütçe ve finansmanı üzerindeki etkileri içerir. Finansal olmayan faydalar da, bir operasyonun görev performansı ve sonuçları üzerindeki etkileri içerir.
Üst yönetim, bir BT projesinin yürütülmesine karar verirken teknolojidenden alınan değere bakmalıdır.  Maliyete göre fayda ne kadar büyükse, BT projesinin de değeri o kadar büyük olur.    

Finasal ROI:

Finansal ROI, çoğu organizasyon tarafından yaygın olarak kullanılmakta olan finansal metriklerle ölçülür. Bu metrikler:
- Geri Ödeme Süresi: Bir yatırımın maliyeti kadar net gelir getirebilmesi için geçen süredir
- Net bugünkü değer (NPV): gelecekte sağlanacak faydaların bugünkü para cinsinden ifadesidir
- İç geri dönüş oranı (IRR): getirinin eş değer faiz oranıdır

Örneğin,  1,500$ maliyetinde bir projeye başlanıldı. Bu projeden 5 yılda yıllık 1000$ tasarruf sağlanılacak. (Para maliyetinin(cost of money) bu proje için %10 olduğu varsayılsın)
Finansal hesaplamalar, manuel olarak, finansal hesap makinalarıyla ya da otomatik yazılım uygulamalarıyla yapılabilir. BT uzmanları ve analistler için uygun olan çeşitli ROI hesap makinası yazılımları sayesinde eldeki veriler girdi olarak kullanılarak istenilen metriklere erişilebilir.
Geri ödeme süresi = 1.5 yıl
NPV = 2.291$
IRR = 60.38%
Sonuç olarak, ROI hesap makinası bu verilerle finansal olarak bu projenin yatırıma değip değmeyeceğine karar vermek için bilgi sağlar.

Finansal Olmayan ROI:

Finansal olmayan ROI,  BT'nin soyut ve ölçülemeyen faydalarını kapsar. Finansal ROI'ın aksine burada kabul görmüş metrikler kullanılmamaktadır. Fakat, bir BT uzmanı bu yaklaşımla iş performansı ve görev sonuçlarını olumlu etkiler.
Örneğin, bir ağın çalışılabilirlik süresinin değeri ve iç müşteriyi memnun edecek potansiyel BT sistemlerinin değeri, şirket çalışanları üzerindeki etkisi hesaplanamayabilir. Fakat bunlar bugünkü iş yaşamına fayda sağlayan temel unsurlardandır.  
Finansal olmayan ROI'yı hesaplamak BT yöneticilerini için hileli bir alandır. Soyut varlıkların ya da faydalar için neyin nasıl ölçüleceğini tanımlamak oldukça zordur. Bir işletmede büyük bir BT projesi dahilinde somut olarak ölçülemeyen birkaç fayda faktörü vardır:
BT projesinde yer alan kullanıcıların giderek uzmanlaşması
Projenin partner/satıcı ile başarılı bir şekilde yürütülmesi
Soyut kazanımları hesaplanabilir hale getirecek sabit bir formül yoktur. Fakat bu soyut kazanımlar, hesaplanabilir faydalarla düşünülüp, onların yerine konulabilir.  

BT Projelerinde ROI Analiz Metotları

Organizasyonların sıklıkla karşılaştıkları zorluklardan biri neyi nasıl ölçeceklerinden emin olmamalarıdır. Bir BT projesinin yapısına göre, ROI hesaplamalarında çeşitli metotlar uygulanabilir. ROI'nın farklı metotlarını seçmek ve geliştirmek için iyi bilgi birikimi ve karar verme gücüne sahip olunmalıdır.  Bu metotlar zaman-ölçek, iş süreçleri ve maliyet hesaplamaları yaklaşımlarına göre çeşitlilik gösterir.
Öncelikle, bir BT projesi için uygun metodu belirlerken projenin süresine ve ölçeğine dikkat edilmelidir. Bu süre, ROI analizi ve toplam proje süresini kapsar. Burada iki çeşit analiz ayrı ayrı veya birlikte kullanılabilir:
Geleceği ön görme (prospective ROI analysis): analizin sonucu gelecekteki bir BT yatırımı hakkında bilgi verir.
Geçmişten öğrenme (retrospective analysis): Bir BT projesinin maliyetleri ve getirileri hakkında gerçek performans verilerini gösterir.
Eğer bir proje maliyet, süre ve beklenen getiri açısından büyük bir proje ise, daha küçük ölçekli; pilot projeler ile kısa zamanda, az maliyetle istenen verilere ulaşılabilir. Fakat, büyük projelerin uzun süreli ve daha karmaşık oluşu beklenenden farklı sonuçlar doğurabilir. Bir analist pilot projeleri değerlendirirken bu ihtimalleri göz önünde bulundurmalıdır.
İkinci olarak, iş süreci yaklaşımı, bir BT projesinin büyük resimde; yani organizasyonun misyonunda ve temel amacında nerede olduğunu farklı modellerle ele alır. Bir BT projesinin stratejik parçası olarak görülen ROI hesaplamalarını baz alan iş süreci modelleri(*) şunlardır:

Açıklayıcı modeller
-Akış Diyagramları

Analitik modeller    
- Etmen Tabanlı Modelleme (Agent-Based Modeling)
- Yön eylem ve İstatistiksel Modelleme (Operations research and Statistics Modeling)    

Dinamik modeller
- Sistem Dinamikleri ve Modelleme
- Birleşik Modelleme Dili (UML)  ve Kullanım Durumu (Use Case) Diyagramları
- İş akışı  Modelleme (Workflow Modeling)
* Bu modellerin detaylarına yazıda değinmeyeceğiz.

Son olarak,  proje maliyetinin belirlenmesinde fırsat maliyeti ve endirekt maliyet unsurları hesaba katılmamalıdır. Normal şartlarda, projelere dahil edilmeyen bu  maliyetler, BT projelerine de dahil edilmezler. Fakat bu yolda öngörülen fırsat maliyeti ya da endirekt maliyet unsurları BT projesi kapsamında belirlenebilir ve finansal olarak değerlendirilebilirse maliyet hesabına katılabilirler. Bunlara ek olarak, maliyet etkinliğinin sağlanması için de proje çıktılarının maliyet hesaplamalarıyla örtüşmesi gerekir.  

  IT projelerinin değeri ve ROI’nın hesaplanma aşamaları

1- Analiz: projenin yürütüleceği çevreyi algılamak önemlidir.
    - Proje yüzeysel olarak değerlendirilecekse, düşük seviyelerden veri toplanır, kapsamlı olması gerekmez.
    -Veri toplama ve analizi aşamasında, sadece en güvenilir kaynaklar kullanılır
    -Veri analizinde, hesaplamalar için en ihtiyatlı alternatifler seçilir

2- Odaklanma ve Stratejik Kapsam Belirleme: İş liderleri ve BT departmanı yöneticileri belli bir fırsat veya fikre odaklanırlar. Eğer bu odaklanma gerçekleşmezse, ROI analizi gerçekçi sonuçlar vermeyecektir. Diğer taraftan BT projelerinde sıklıkla kapsam değişiklikleri talep edilir.

3- Taktikler: Somut planlarla birlikte fikrin büyük resmine bakılır ve taktikler geliştirilir.
    - Program ya da projenin etkilerini izole edecek en az bir metot kullanılır
    - Gelişme tahminleri potansiyel hata tahminleri için kullanılır.

4- İzleme: 5 aşama içerisinde en çok zaman alan aşama budur.  Bu aşamada BT planı oluşturulur
ve uygulamaya konulur, baştan sona bütün somut metriklerin takibi yapılır.
    -ROI hesaplarınken dışa düşen veriler ve desteklenmemiş açıklamalar hesaba katılmaz.
    -ROI analizinin kısa dönem çözümlerinde sadece ik yılın yıllık faydaları kullanılır.
    -ROI analizinde çözümlerin, projelerin ve programın maliyetleri hesaba katılır.
    -Soyut ölçütler belirlenirken amaç para değeri elde etmek değildir.

5-İletişim: Sonuçları iş liderlerine onların dilinden aktarabilmek olduçta önemlidir.  Yönetim kurulu, pay sahipleri ve üst düzy yöneticilerin dili finansal dildir.  ROI metodolojisinin sonuçları ile BT uzmanları ve yönetici adayları kendilerini bu dille üst yönetime ifade etmiş olurlar.

Bunu Okuyan Bunları da Okudu:
Türkiye'nin Global IT Raporundaki Yeri
Aydınlatma Şiddeti: LUX Nedir? Örnekler
Powerline Networking (Prizden İnternet) Nedir?

<Bilgi Bankası