Tümleşik İletişim sisteminin başarısı, kurulum sırasında son kullanıcıların karşılaşacakları zorlukları incelemek ve bu zorluklara çözümler üretmekten geçer.
Olası kullanıcı engellerine çözüm üretmek BT bölümlerinin ve Tümleşik İletişim sistemlerini satan şirketlerin ortak ve temel sorumluluğudur.
Şirketler, farklılaşan ve hızlanan çalışma hayatında çalışanlarının değişen iletişim ihtiyaçlarını karşılamak ve iş verimliliğini arttırmak için Tümleşik İletişim Çözümlerinden yararlanıyor. Bu konuya daha önce de pek çok kez değindik. Bugün bahsetmek istediğimiz nokta Tümleşik İletişimin son kullanıcılar tarafından algısı ve sisteme uyum sağlamalarında çıkabilecek güçlükleri nasıl aşabileceğiniz...
Eğer bazı çalışanların geleneksel bir iletişim algısı varsa ve yeni teknolojileri kullanma konusunda yeterli istekleri bulunmuyorsa Tümleşik İletişime geçiş süreci tahmin edildiği kadar pürüzsüz olmayabilir.
Tümleşik İletişim İçin İyi Bir Neden Gerekir.
Tümleşik İletişime geçiş sürecinde çalışanlar mevcut olarak kullandıkları ve aşina oldukları teknolojilerden vazgeçmek istemezler. Böyle bir durumda BT, şirket çalışanlarının bu düşüncelerini değiştirmeyi kendine görev edinmelidir. Son kullanıcılara Tümleşik İletişime geçme nedeni ve bunun avantajları anlatılmalıdır.
Tümleşik İletişim “Tümleşik” Kullanılmalıdır.
Hali hazırda anlık mesajlaşma, video, dosya ve ekran paylaşımı gibi birçok alternatif tümleşik iletişim özelliği için son kullanıcılar birbirine entegre olmayan çeşitli programlar kullanıyor olabilir. Bu alternatiflerin kullanılmasına devam edilirse Tümleşik İletişim Çözümlerinden faydalanma oranı düşer.
Çalışanların Tümleşik İletişimin ne olduğunu ve ne şekilde kullanıldığında daha verimli olacağını iyi bilmediği varsayılarak gerekli eğitimlerin ve bilgilendirme çalışmalarının BT tarafından yapılması gerekir.
Eğer kurulan Tümleşik İletişim sisteminde çeşitli kullanım zorlukları veya kullanıcı deneyimi açısından çeşitli sorunlar çıkarsa çalışanlar daha önceden kullandıkları ve tanıdıkları alternatiflere yönelmek konusunda istekli davranacaktır.
Bunun önüne geçebilmek için kurulan sistemin kullanıcı dostu olup olmadığı iyi şekilde incelenmeli ve sonrasında gerekirse çalışanlardan alınan geri bildirimler yoluyla gerekli düzeltmeler yapılmalıdır.
Son Kullanıcıların Tamamı Aynı Seviyede Değildir.
Şirketin çalışanlarının hepsinin birden Tümleşik İletişimi aynı şekilde kabullenmesi ve kullanmaya başlaması beklenemez. Çünkü her insanın yeni teknolojiye adapte olma ve onu tam anlamıyla kullanmaya başlama süreleri farklıdır. Ayrıca Tümleşik İletişimin çalışanlara aynı hedefe giden farklı çözüm alternatifleri sunması da adaptasyon sürecini uzatır. Son kullanıcıların tamamının yeni sistemlere adapte olma süresi şirketin sahip olduğu teknolojik rahatlıkla alakalıdır ve bu süre ne kadar kısa olursa şirketin verimlilik ve tasarrufu da o derecede artacaktır.
Mobilite ile Pekiştirilmesi Gerekir.
Günümüzde mobilite kavramı günlük hayatta ve iş süreçlerinde önemli bir yer kazanmış durumda. Bu durumun oluşmasında tablet bilgisayar ve akıllı telefonların yaygınlaşmasının etkisi yadsınamaz. Bu cihazları iş süreçlerinde kullanan çalışanların daha mutlu ve motivasyonlarının daha yüksek olduğu, verimlilik ve tasarruf artışı yapılan araştırmalarla anlaşılmıştır. Kullanıcılar Tümleşik İletişimi mevcut kullanım alışkanlıkları nedeniyle yoğun olarak masaüstü veya sabit telefonları ile kullansa da mobil entegrasyonu da kolaylıkla mümkündür. Bu entegrasyonun iş süreçlerine yapacağı katkı göz ardı edilmemeli ve iyi araştırılmalıdır.
Daha geniş bilgi için makale: Son Kullanıcıların Tümleşik İletişim Sistemine Geçişi [.pdf]
Bu Yazıyı Okuyanlar, Bunları da Okudu:
Kampüslerde Tümleşik İletişim Uygulamaları Nelerdir?
BT Bölümleri İçin Tümleşik İletişim Satın Alma Rehberi
Nedir Bu “Mobilite” Dedikleri ve İş Dünyasını Nasıl Etkiliyor?
