Her gün yüzlerce e-posta alıyoruz. Fakat bunların hepsini okumak için yeterli zaman yok. Bu yüzden birçoğu cevaplanamıyor ve hatta okunmuyor. Gönderdiğiniz e-postaların okunmaya başlanması ve bir an önce bitirilmesi önemli bir konu. Peki bunu başarabilmek için insanların dikkatini nasıl çekebilirsiniz?
İşte okunacak e-postalar yazmanın formülü:
Mesajınızın e-posta için uygun olduğundan emin olun. E-posta, hız ve etkinlik açısından diğer birçok iletişim yönteminden üstündür. Fakat her zaman mesajınızı göndermenin en iyi yolu olmayabilir. Bu gibi durumlarda farklı iletişim yöntemleri seçin; telefon, anlık mesajlaşma vb tümleşik iletişim imkanlarından faydalanın.
Yazım ve noktalama kurallarına uyun. Kurallara uymak e-postalar için zaman kaybı gibi görünebilir; özellikle de günümüzde oldukça yaygınlaşan dokunmatik cihazlarda yazarken. Anlamsız kısaltmalar ve dikkatsizlik sonucu yapılan hatalar karşı tarafta kafa karışıklığına sebep olabilir. Eğer grubunuzdaki insanlar noktalama ve yazım kurallarına uymuyorsa, bunu yapmanız sizi ön plana çıkarabilir.
Çok fazla dolandırmadan doğrudan konuya girin. Tabii bunu yaparken kibar olun ve gerektiği durumlarda küçük iltifatlarda bulunmaktan çekinmeyin. İsteklerinizi iletirken doğrudan söyleyin. Bunu yaparken zaman sınırı ve diğer ayrıntıları doğru bir biçimde açıkça belirtin.
E-postanızı yazarken kısa ve net olmaya çalışın. Çoğu insana göre uzun e-postalar sıkıcı ve zaman alıcıdır. Ayrıca e-maili aşağıya doğru kaydırdıkça sizin vermeye çalıştığınız mesajdan da uzaklaşırlar. İnsanlar muhtemelen uzun e-postalara sadece göz gezdirecek ve önemli detayları atlayacaklardır. Nadiren insanlar bir sayfadan fazlasını okurlar. Bunun için içeriğinize odaklanın ve dilinizi yalınlaştırın. Fakat e-postanızı kısaltırken dikkatli olun. Bazı durumlarda okuyucularınıza yeterli temel bilgiyi vermeniz de gerekebilir. Bu yüzden e-postalarınıza onların bakış açısından bakmaya çalışın. Çünkü onlar anlatmaya çalıştığınız konuda sizin kadar bilgi sahibi olmayabilirler.
Olayları ve zamanları iyi kurgulayın. E-postalarınızı yazarken ilgili olayları kronolojik olarak vermeye özen gösterin. Bu, düşüncelerinizi tutarlı bir anlatı içerisinde vermenize yardımcı olacaktır. Açık bir başlangıç, gelişme ve sonucu olan bir yazı, karmaşık bir yazıdan daha etkili olacaktır.
Kısa ama açıklayıcı bir konu adı yazın. “Gönder” butonuna tıklamadan önce konu satırını bir kez daha gözden geçirin. Bu alan boş veya çok genel bir ifade içeriyorsa, e-postanızın alıcının gelen kutusunda kaybolma ihtimali oldukça yüksektir. E-postanızda vermek istediğiniz mesajı konu satırında vurgulayın ve bulunur hale getirin.
Sadece ilgili alıcılara gönderin. E-postanızı sadece neden bu konuşmanın içinde olduğunu kavrayan insanlara gönderin. Gereksiz alıcı eklemeleri sizin bir sonraki epostanıza olan ilgilerini azaltacaktır.
Kaynaklar ve Okuma Önerileri:
Forbes
Mindtools
ThinkSimpleNow
