Bütün gününüzü iş yerinde geçirmekten bıktınız mı, gün içinde çok fazla sıkıldığınızı mı düşünüyorsunuz? O halde gün sonunda aslında çok az şey başardınız demektir. Endişelenmeyin, yalnız değilsiniz!
Yapılan araştırmalara göre, günde ortalama 8 saat çalışan bir kişinin sadece 2 saat 53 dakika verimli olduğu ortaya çıktı.
Haber siteleri, sosyal medya, su sebilinin başında yapılan sohbetler ve aklınıza gelebilecek her şey dikkat dağıtıcı birer unsurdur. Tüm bunlara karşı ekibinizi (ve tabi ki kendinizi) motive halde tutabilmek ve hedefleri gerçekleştirmek için büyük bir mücadele içerisinde olabilirsiniz.
Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin daha fazlasını gerçekleştirmek ve dikkat dağınıklığını azaltmak için kullanabileceği 5 verimlilik ipucunu sizler için derledik;
1) Toplantı Sanatını Uygulayın
Toplantılar, işinizdeki en büyük verimlilik kaygısı olabilir ve onlara hakim olmak, kendi başına bir sanattır. Bununla birlikte, verimliliğinizi artırmak ve işinizdeki hayal kırıklığını azaltmak isterseniz, toplantılar üzerinde bir şeyler düşünmeniz gerekecektir.
Yapabileceğiniz ilk şey basitçe toplantıların sürüklenmesine izin vermeyin. Bir araştırmaya göre, "Çalışma zamanının %37'si toplantılara harcanıyor ve çalışanların %47'si çok fazla toplantı yapmayı en büyük zaman kaybı olarak görüyor - sosyal medya veya diğer etkenlerden daha çok."
Bu durumda çalışma zamanının üçte birinden fazlası toplantılarda harcanıyor. Muhtemelen bu toplantılar, tüm gereksiz ayrıntılar olmadan hızlı bir 15 dakikalık sohbet kadar basit olabilirdi. Sadece bu da değil, çalışanların neredeyse yarısı toplantıların büyük bir zaman kaybı olduğunu düşünüyor.
Tüm bunlardan kurtulmak için, toplantıları olabildiğince kısa tutmak ve toplantılar sırasında sadece gerekli konunun üstünde durmak zorundasınız. Bunu yaparken fiziksel olarak aynı yerde bulunmanıza da gerek yok. Karel Bulutta Konferans gibi ürünlerle tüm cihazlar üzerinden video konferanslar gerçekleştirebilir ve çalışanların toplantılar için harcadıkları zamanı en aza indirebilirsiniz.
2) Takviminizi Yapılacaklar Listesi Olarak Kullanın
Planlanmazsa, gerçekleşmez. Bunlar gerçekten yaşanan şeylerdir ve Forbes'te yayınlanan bir makaleye göre, en başarılı iş adamları bu düşünceyle planlamalarını yapmaktalar.
Tipik bir yapılacaklar listesi düşünün. Önceliklerinizi; en acil ve en önemli olanlardan, daha az acil ve daha az önemli olanlara doğru sıralarsınız. Onlara tek bir taslak üzerinden odaklanarak tek tek ilerlersiniz. Teori olarak harika ve uygulamada bile iyi çalışabilir.
Sorun şu ki, tipik bir yapılacaklar listesi, bir günde yapılması gereken çok sayıda farklı şeyi dikkate almaz. İdeal olan, bir seferde tek bir görevi yerine getirmeye bağlı kalmanız. Ancak bu durum, meşgul insanlar için nadiren mümkündür. Toplantı, çağrılar, sosyal medya bildirimleri, inceleme projeleri ve böylece devam eder gider. Bu işler, yalnızca listenizdeki görevlere odaklanmaya çalışırken yapmaya çalıştığınız tek yönlü düşünmenizi kesintiye uğratır.
Bunun yerine, yapılacak işler listenizi takviminizde düzenleyin. Böylelikle daha az önemli olan şeylerin yapılması gerektiğinde kesintiye uğramazsınız. Ayrıca gün içindeki zamanınızı ayarlayarak yapılması gereken her şeyi yapmanızı sağlayabilirsiniz. Ve her şeyi doğru planladıysanız, bütün gün bir yerden bir yere sürüklenmenizi de önlemiş olursunuz.
3) Programınızı Birleştirin
Muhtemelen dağınık bir programın hayal kırıklığını yaşıyorsunuz. Biliyorsunuz, gün boyu sürmesi planlanan toplantılar veya etkinlikler olduğunda, oturmanız ve bir sonraki toplantınıza konsantre olmaya çalışmanız için her biri arasında yeterli zamanınız olur. Fakat toplantılar düzensiz aralıklarla planlandığında konsantre olabilmeniz için gereken zaman ayrılmaz.
Dağınık zaman planıyla mücadele etmek için, toplantıları arka arkaya ve hatta mümkün olduğunca aynı gün planlamaya çalışın. Toplantısız bir gün geçirmek hiç de kötü değildir. Eğer yapabiliyorsanız haftada bir tam günü kapatabilirsiniz. Gerçekten işleriniz için yeterince uzun bir blok ayırdığınızdan emin olun. Aksi halde, bir şeyden bir şeye atlayacaksın ve hiçbiri bitmeyecek.
4) Bulutta Çalışın
En basit anlamda, "bulut"u merkezi bir konumda bulunan ve farklı konumlarda birden çok kullanıcı tarafından paylaşılan bir sunucu kümesi olarak göz önünde bulundurun. Bu amaçla, bulutun başkası tarafından yönetilen bir depolama tesisi olduğunu düşünün. Herhangi bir donanım satın alınması ve yönetilmesi konusunda endişelenmenize gerek kalmadan istediğiniz kadar alan ve kaynak kullanırsınız.
Bulutun benimsenmesi, hemen hemen her boyuttaki işletmeler arasında yükselişte ve özellikle küçük işletmeler arasında daha popüler. Bulutun benimsenmesinin başlıca nedenleri; genellikle maliyet tasarrufu, esneklik ve verimliliktir.
Verimlilik konusunda bulut, ekipleri Google Drive, Dropbox, Trello ve benzerleri gibi bulut tabanlı uygulamalarla anında ve çoğu zaman gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmalarına izin vererek zaman kazandırır.
Bulutla zaman ve paradan tasarruf etmenin en iyi yollarından biri de Bulutta Konferans sistemi kullanmaktır. Bulut tabanlı bir sisteme sahip olmak, sizin ve BT ekibinizin diğer projelere/sistemlere konsantre olmasına yardımcı olur. Ayrıca ekibiniz, verimliliği artırmaya yardımcı olan Tümleşik İletişim özelliklerini barındıran bir telefon sistemi ile daha hızlı ve etkin iletişim kurabilir.
5) İş Arkadaşlarınıza E-Posta Göndermeyi Durdurun
Teknoloji ve anında mesajlaşma alanında önemli ilerlemelerin yaşandığı günümüzde, ekiplerin hala iç iletişim aracı olarak e-posta servislerini kullandıklarını görmek gerçekten şaşırtıcı. Anında mesajlaşma uygulamaları, gerçek zamanlı iletişim ve dosya paylaşımının yanı sıra, birinin konuşmaya hazır olup olmadığını size bildirmek için durum bilgisinin gösterilmesine de olanak tanır.
Telefon sisteminiz Karel IPG İletişim Platformu gibi tümleşik iletişim araçları sunuyorsa, üçüncü parti yazılımı kullanmadan iş arkadaşlarınızla sohbet etmenizi sağlar. Eğer böyle bir sisteminiz yoksa farklı anında mesajlaşma uygulamaları, yavaş ve tıkanık e-postanın mükemmel alternatifleridir.
Karel IPG İletişim Platformunu incelemek için tıklayınız >>
Karel Bulutta Konferans çözümünü incelemek için tıklayınız >>
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
İşletmenizi Büyütmenize Yardımcı Olacak Teknolojik Çözümler
Firmanızın Büyümesi İçin Önemli Bir Adım: Çağrı Merkezi
IP İletişimin İşletmeler için 7 Faydası
