Aslında hepimiz kendi geliştirdiğimiz bir tür “zaman yönetimi planı”na sahibiz. Bazılarımız listeler yapıp üstünü çizerken, bazılarımız her mümkün noktaya post-it yapıştırıyor. Bazılarımız iki üç işi aynı anda götürmeyi seçerken, diğerleri yalnızca bir işe odaklanmayı seçiyor. Benim de kendimce bir zaman yönetim planım var ama son zamanlarda yaşadığım ekstra yoğunluk, beni zaman yönetimi konusunda yeniden düşünmeye sevk etti. Sonunda da özellikle BT sektöründe çalışanları göz önünde bulundurarak, bu yazıyı yazmaya karar verdim.
6 Zaman Yönetimi Önerisi
1. Günlük Yapılacaklar Listesi Oluşturun
- Her günün sonunda 5dk ayırarak, yarın yapacaklarınızı öncelik sırasına göre listeleyin ve her iş için tahmini zaman yazın.
- Listeyi yaparken büyük işleri parçalara bölün.
- Listeyi bir kağıt/ajanda üzerinde tutun veya bilgisayarınızda hızlıca göz atabileceğiniz biçimde konumlandırın.
- Gerçekçi bir liste yapın ve gün sonunda bir sonraki günün listesini yapmadan önce gün içinde yaptıklarınızı değerlendirin. Neler tahmin ettiğinizden fazla zaman aldı? Nasıl daha verimli olabilirdiniz?
- Her an acil müdahale gerektiren bir problem çıkabilir. Tecrübelerinize dayanarak olası problemler için de zaman ayırın. Bu, listenizi daha gerçekçi kılacak ve motivasyonunuzu güçlendirecektir.
- Gelişmiş takvim veya detaylı proje planları tutuyor olabilirsiniz ama bunların hiçbiri sizi, her an göz atabileceğiniz günlük basit bir liste kadar hızlı organize edemez.
2. E-posta alıcınızı sürekli açık tutmayın
- E-posta alıcısının sürekli bilgisayarınızın görev çubuğunda açık olması, ister istemez göz ucuyla sürekli onu kontrol etmenize; bu da konsantrasyon azalmasına neden olur.
- E-postalarınızı günde 6 defadan fazla kontrol etmeyin.
- Özellikle teknoloji alanında çalışıyorsanız, sürekli takip etmeniz gereken birçok gösterge olacaktır. Bunların bir kısmını e-posta bilgilendirmeleri ile takip ediyor olabilirsiniz. Bu durumda alarmları ve bilgilendirmeleri birbirinden ayırın, önemsiz hiçbir şeyin sizi bölmesine izin vermeyin.
- Unutmayın gelen kutunuz sizin günlük yapılacaklar listeniz değildir.
3. Dikkatinizi dağıtan her şeyi kapatın
- Görev çubuğunuzda 20 tane programın, sekmenin, pencerenin aynı anda açık olması sizi verimli kılmaz. İhtiyacınız kadar bilgi elinizin altında olsun, geri kalanlar dikkatinizi dağıtabilir.
- Bilgisayarınızda açılır pencere (pop-up) bildirileri veren araçların sadece acil bildirimlerde mesaj oluşturacak şekilde ayarlanması veya tamamen kapatılması odaklanmanızı kolaylaştırır.
- Tümleşik İletişim uygulamalarında, anlık mesaj programlarında; durumunuzu “meşgul” göstererek (sadece odaklandığınız zaman bloklarında) rahatsız edilmeyi önleyin. Özellikle UCAP gibi bir tümleşik iletişim uygulaması kullanıyorsanız. Bilgisayarınızdan yapacağınız seçim sizi tüm iletişim kaynaklarında “meşgul” modunda gösterecektir. Bir iki saatlik süre boyunca meşgul olmanız, size ulaşılmasına engel olmaz; ulaşmak isteyenler e-posta gönderebilirler veya telefon ile sesli mesaj bırakabilirler.
4. Bir işe odaklanın
- Aynı anda birden fazla iş yapmaya çalışmak (Multi-tasking), işleri yarım bırakıp sonra devam etmek; sanılanın aksine sizi daha verimsiz kılacak ve işlerinizi daha geç bitirmenize sebep olacaktır.
5. 50dk - 80dk aralığında çalıştıktan sonra kısa bir ara verin
- Özellikle bir işi tamamladıktan sonra, diğer bir işe başlamadan önce verilecek 5dk ara veriminizi arttıracaktır.
6. Seçici olun
- BT yöneticilerinin ve teknoloji alanında çalışanlarının, önemli işlerinden bir de kendilerini geliştirmek, gelişmelerden haberdar olmaktır. Her birimiz gün içinde bilgi bombardımanına tutuluyoruz; email, gazete, dergi, RSS, sosyal medya ve çok daha fazlası; binlerce bilgi kaynağı sunuyor. Seçeceğiniz bilgi edinme kaynağını tarayıp eleyerek kullanmak ve yeri geldiğinde “buna gerçekten ihtiyacım var mı?” sorusuna hayır cevabı vermek gerekebilir.
- Günün sonunda, yukarıda sıralananlar zamanı daha verimli kullanmak için sadece 6 öneri, bunları uygulamak, uygulamamak veya geliştirmek sizin elinizde…
Kaynaklar: HBR, TMT Institute
Bu Yazıyı Okuyanlar, Bunları da Okudu:
BT Yöneticilerinin Değişen Rolü [infografik]
BT Yöneticileri GITEX'de Neleri Konuşacak?
Büyük Veri - Big Data Nedir? Uygulamalar ve Fırsatlar [Yönetici Özeti]
