Bir işletme için telefon sistemi genel olarak uzun dönemli yatırım olarak kabul edilir ve kesinlikle şirketin operasyonel can damarlarından bir tanesidir. Hizmet değişimine gitmek veya ilk defa bir sistem satın almak doğru insanların doğru sorular sormasını gerektiren büyük bir karardır. Genel olarak paydaşlardan, danışmanlardan, satıcılardan ve konu ile ilgili insanlardan gelen soruların kalitesi sizin araştırma seviyesinde sorduğunuz soruların kalitesi ile doğru orantılıdır. İletişim çözümleri için alışveriş yaparken karar mercileri bazen, güncellenmiş özelliklere ve işlevselliğe sahip herhangi bir telefon sisteminin sadece var olan sistemden daha yeni olduğu için iyi bir yatırım olduğunu zannederler. Bu durum başarısız bir satın alma işlemi ile sonlanabilir.
Peki telefon sistemi satın alma aşamasında satıcının vicdanına kalmaktan nasıl kaçınabilirsiniz? Doğru insanlara sorulacak birçok doğru soru, herhangi bir teknoloji çözümünde sağlam bir yatırım yapmaya doğru atılan ilk adımdır.
Aşağıdakiler kendinize ve telefon sistemi satıcılarına sormanız gereken soruların uzun bir listesi olduğu gibi aynı zamanda yeni bir telefon santralı sistemini incelerken karşılaşmayı bekleyebileceğiniz soruların bir listesidir.
- Kendinize sormanız gereken sorular:
- Şu anda çalıştığımız satıcı ve çözümler hangileri, onlardan memnun muyuz?
- Sistemimizi değiştirmemiz mi gerekli, yoksa basit bir şekilde güncellemeli miyiz?
- İşletmemiz için sahip olmamız gereken esas özellikler nelerdir?
- Mevcut giderlerimiz nelerdir ve bütçemiz ne kadar?
- Mevcut sistemimizdeki sıkıntılar nelerdir?
- İşletmemizin ne kadar büyümesini bekliyoruz?
- İletişim ihtiyaçlarımızda var olan dalgalanma ne kadar?
- Karşılamamız gereken uygunluk ölçütlerine sahip miyiz?
- Yeni telefon sistemimizin amaçları nelerdir?
- Uç noktalarda telefon ihtiyacını nasıl karşılayacağız? Telefon makineleri ile mi, bilgisayara yüklenen softphone ile mi, akıllı telefon uygulaması ile mi?
- BT çalışanlarımızı ve sistemdeki son kullanıcılarımızı nasıl eğitiriz?
- Satıcılara Sormanız Gereken Sorular:
- Telefon sistemlerinizin çalıştığı platform çeşitleri nelerdir?
- Sürdürülmesi ve yükseltilmesi zorunlu olan kaynaklar nelerdir?
- Hazırlanması ve çalışması ne kadar süre alıyor?
- Yeni bir kullanıcı veya lokasyon eklemek ne kadar kolay?
- Hizmette bir kesinti olduğunda ne oluyor?
- Telefon sisteminizin diğerlerine göre karşılaştırılması nasıldır?
- Sistemde mevcut olan özellikler nelerdir?
- Bütün özellikler dahil mi, yoksa bazıları ekstra ücrete mi tabi?
- Sistem, mobiliteyi destekliyor mu?
- Bu sistem, diğer işletme teknolojileri ve yazılımları ile entegre olabiliyor mu?
- Bu telefon sistemi işim büyüdükçe bunu karşılayabilir mi?
- Hem kurulum hem de sonrasında düzenli olarak alacağım hizmet ve destekler nelerdir?
- Sistem için eğitim sağlıyor musunuz?
- Sistemi çalışanlara nasıl tanıtırım?
- Bu sistem bana ne kadara mal olacak?
- Satıcının Size Sorabileceği Sorular:
- Bir veya birden çok konuma mı sahipsiniz?
- Çalışanlarınız sabit mi, mobil çalışanlarınız da var mı?
- Ne çeşit bir giriş bağlantısına sahipsiniz veya olacaksınız? SIP, PRI, analog, vs.
- Gelecek büyümeler dahil olmak üzere ne kadar eklentiye ihtiyaç duyacaksınız?
- Hali hazırda sahip olduğunuz ağ altyapısı nedir?
- Ne çeşit bir veri bağlantısına ve hangi aralıkta bir bant genişliğine sahipsiniz?
- Ne çeşit bir internet bağlantısına sahipsiniz?
- Eğer birçok iş sahasına sahipseniz, bağlantıları nelerdir? Kablolu, DSL, VPN, vs.
- Mevcut olan telefon ekipmanlarınızın çeşitleri nedir?
- Uzaktan çalışanlarınız var mı?
- İhtiyacınız olan herhangi bir belirli özellik var mı? Sizin için en önemli olan özellikler nelerdir?
- Bütçeniz ne kadar?
- Sesli veya görüntülü konferans ihtiyacınız olur mu?
- Yazılım tabanlı bir IP İletişim mi yoksa donanım esaslı bir çözüm mü tercih edersiniz?
- Kendiniz mi kurulum yapacaksanız yoksa yardıma ihtiyaç duyacak mısınız?
- Şu anda şirketinizin ağını ve/veya güvenlik duvarını yöneten bir IT kaynağınız var mı? Kimdir?
- Herhangi bir telefon servis sağlayıcısıyla sözleşmeniz var mı? Başka bir yer veya bulut sağlayıcısı kullanıyor musunuz? Öyleyse, neden onları bırakıyorsunuz?
- Diğer servislerle kullanmak için ağınıza yerleştirmek istediğiniz yerel veya ücretli numaralar var mı?
- Herhangi bir faks ihtiyacınız var mı?
Yeni sisteminiz için en iyi fiyatı almak adına ihtiyaçlarınızı birçok satıcıya ulaştırabilir ve proje için ihale yapabilirsiniz. Kendinizin veya takımınızın sistemleri gördüğünden ve müşteri referansı istediğinizden emin olunuz. Ayrıca önemli olarak belirttiğiniz bütün alanları kapsayan detaylı bir teklif isteyiniz ve sorularınızın hepsinin cevaplandığından da emin olunuz. Satıcılar arasında fiyat farklılıklarına sebep olan şeye karar vermek için özelliklerin fiyatlarının ayrı ayrı listelenmesini isteyin. Böylece teklifler önünüze geldiğinde sizin ihtiyaçlarınız ile uyuşan, bütçenize uyan ve de işletme iletişiminizin temelinde en rahat hissetmenizi sağlayabilecek bir sistem seçebilirsiniz.
Araştırmanızı yapın ve alım sürecinde sabırlı olun, böylece size ekonomik açıdan uygun olan, iletişim ihtiyaçlarınızı fazlasıyla karşılayan ve iş yapmanızı daha da kolaylaştıran bir telefon sistemine sahip olun.
Satın alma öncesinde, sistemleri ve çözümleri araştırma sırasında Karel Telefon Santallarını da incelemenizi tavsiye ediyoruz. Tüm ihtiyaçlarınızı en ekonomik şekilde karşılayacak bir sistemi sizlere sunmaktan memnuniyet duyacağız.
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
Kurumsal İşletmeler için İletişim Sistemi Satın Almak: 8 İpucu
Zaman ve Para Kazandıracak 5 İletişim Sistemi Özelliği
Müşteri Memnuniyeti İçin Teknoloji Yatırımları
