Şirketler, toplantılarda konferans görüşmelerini daha sık kullanmaya başladılar. Özellikle video konferans sayesinde toplantıların çok daha efektif geçtiğine şüphe yok ama alışma süreci biraz sancılı olabiliyor. Sonuçta her yeni teknolojiyi kullanmaya başladığımızda bir adaptasyon süreci olması gayet normal.
İş yerlerinde ilk defa konferans görüşmeleri yapan çalışanlar; diğer çalışanların konferansa çağırılması, ne zaman konuşması gerektiğini bilmeyen insanlara maruz kalması veya kullanım özelliklerinin tamamen bilinmemesinden kaynaklanan sıkıntılarla karşılaşabiliyorlar.
Konferans görüşmelerinin şirketler için verimliliği arttırıp zaman tasarrufu sağladığını düşünürsek, bu görüşmelerin de kendi içindeki verimliliğini arttırabilmek adına bazı yazılı olmayan kurallara uymamız gerekiyor. Biraz bunlara değinelim;
1) Herkes İçin En Uygun Saati Belirleyin
Bir konferans görüşmesi planladığınızda zaman sınırlarını iyi ayarlamanız gerekir. Başlangıç saati gibi sonlandıracağınız saati de ayarlayın ve buna bağlı kalmaya çalışın. Tabii ki beklediğinizden daha uzun süren konferanslar da olacaktır. Bu gibi durumlarda herkesin zamanına saygı duyarak samimi bir çaba sarf etmek önemlidir. Konferans görüşmeleri sürdüğü sırada çalışanlar kendi programlarından ödün vermek durumunda kalabilirler. Zaman ayarlaması önemsiz gibi gözükse de iş disiplini adına en önemli noktalardan bir tanesidir.
2) Yapılacaklar Listesi Oluşturun ve Tarih Belirleyin
Konferans görüşmeleri, kişisel toplantılara oranla biraz daha gayri resmi havada geçer. Bu yüzden bir konu hakkında bir saat sürecek efektif olmayan bir sohbete sürüklenilmesi yaşanabilecek tehlikelerden bir tanesidir. Konferans görüşmelerinizin genel verimliliğini gerçekten arttırmak istiyorsanız “Yapılacaklar” listenizi oluşturmayı unutmayın.
3) Konudan Sapmayın
Herkes aynı konu hakkında konuşmaya gelmişken bazen bazı çalışanların araştırmak istediği ilginç noktalar olabiliyor. Konudan sapılır, üzerine düşünülür ve sonrasında yine toplantının asıl konusuna geri dönülür. Detaylandırma işlemi, çok uzun tartışmalar içermedikçe toplantının doğal unsurlarından biridir. Bu yüzden her zaman toplantının temel amacını göz önünde bulundurarak alternatif konular hakkında da düşünün.
4) Her Zaman Tüm Katılımcıları Tanıtın
Konferans görüşmelerinde katılımcıları tanımamak veya görememek beraberinde bazı sorunlar getirebilir. Toplantı esnasında her katılımcının, konferansta kimlerin olduğunu bilmesi gerekir. Konferans başlamadan önce herkesi doğru bir şekilde tanıtırsanız, iletişim sorunlarını da minimize etmiş olursunuz.
5) Bir Ekran Paylaşımı Kullanın
Bir doküman üzerinde çalışılacağı zaman, Karel Bulutta Konferans ürününde yerleşik olarak bulunan ekran paylaşımı uygulamasını kullanmak en iyisidir. Böylece herkes sizin tam olarak neye atıfta bulunduğunuzu görebilir. Google Drive ve Dropbox gibi bulut uygulamaları da, herkesi aynı belgeye aynı anda erişebilir kılıyor. Fakat bu durum bazen karışıklıklara yol açabilir. Bu yüzden herkesin aynı belgeyi incelediğinden emin olun.
6) Görsel Öğelerden Faydalanın
Araştırmalara göre görsel sunumların %65’i insanların aklında kalırken, sözel sunumların sadece %10’u insanların aklında yer ediniyor.
Görsel öğeler kullanıyorsanız tüm slaytları numaralandırıp, netleştirdiğinizden emin olun. Slaytlarınızı sizden başka insanlar da tek başlarına incelediğinde anlaşılabilir bulmalı. Bu nedenle görsel öğeler size yardımcı olacaktır ama düzgün kullanmaya özen gösterin.
7) Dikkatinizi Verin
Hiç kimse meşgul olan veya kendisini dikkatini vermeden dinleyen biriyle konuşmaktan keyif almaz. Herkesin dikkatinin dağılma potansiyeli vardır. Bu yüzden bir konferans görüşmesi sırasında dikkat dağıtıcı unsurları tespit edip, ortadan kaldırdığınıza emin olmanız önemlidir.
Telefonlarınızı ya sessiz moda getirin ya da kapatın. E-postalarınıza bakma gafletinde bulunmayın. Bir kişinin bile göz ucuyla bakması diğer çalışanların da dikkatini dağıtmasına yol açabilir. En önemlisi evinizde kendi kendinize pratik yapın. Eski moda bir yöntem olsa da insanların dikkatini toplamak için etkili bir yol bulabilirsiniz.
8) Konferans Görüşmesinden Ayrılıyorsanız, Ayrılacağınızı Belirtin
Bir konferans görüşme sırasında bir şeyler anlattığınız katılımcının aslında daha önceden çıkmış olduğunu düşünün. Gerçekten de sinir bozucu bir durum olurdu. Ve bu katılımcının ne zaman çıkmış olduğunu bilmediğiniz için konuşmanın ne kadarını da kaçırdığını bilmeniz olanaksız oluyor. O katılımcıyla tekrar iletişime geçmeniz gerebilir. Bu yüzden konferansı sonlandırırken herkesten en son bir yorum istemeniz size yardımcı olabilir.
9) Tümleşik İletişim Sistemleri Avantajlarını Kullanın
Tümleşik iletişim, ses, görüntü, konferans, durum bilgisi, anlık mesaj, sesli mesaj, faks, e-posta ve mobil haberleşmenin bir araya gelmesini ve iş süreçleriyle entegrasyonunu ifade eder. Bu sayede ofisler, şehirler ve hatta kıtalararası iletişim kalitesi ve hızı maksimuma çıkmış olur. Siz de Karel Tümleşik İletişim ve Bulutta Konferans çözümlerine geçerek verimliliğinizi arttırabilirsiniz.
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
Video Konferans, Verimliliği ve Rekabeti Nasıl Artırır?
En Dikkat Çekici TED Teknoloji Videoları
Büyümek İsteyen Şirketler için Verimliliği Artıracak 5 İpucu
