Internet of Things (IoT) etkisiyle her geçen gün ofislerde kullanılan elektronik cihazlara bir yenileri ekleniyor ve bu artışın büyük bir ivme ile devam edeceğini öngörüyoruz. Hâl böyle olunca cihazların bu denli fazlalaşması BT departmanlarının iş yükünü artırıyor ve BT Envanter Yönetimi kavramının yeniden düşünülmesini gerektiriyor.
BT Envanter Yönetimi nedir?
BT (IT veya Bilgi Sistemleri) Envanter Yönetimi, belirli bir ağa bağlı veya tek başına çalışan donanım ve yazılımların envanterinin çıkartılması, izlenmesi yoluyla envanter hizmetlerinin etkin şekilde yönetilmesi, BT maliyetlerinin azaltılması ve verimliliğin artırılmasına yönelik çalışmaların bütünüdür.
BT Envanter Yönetiminin hedefleri
Yazılım ve donanımların envanterinin çıkartılmasının yanı sıra, bu bileşenlerin izlenmesi ve sürdürülebililirliğinin sağlanması da önemlidir. Bunun yanında işletim sistemi, yazılım, donanım analizi yapılması ve lisans uygunluğunun kontrol edilebilmesi amaçlanabilir. Böylece maliyetler düşürülürken verimlilik artırılabilir. Güvenlik tarafında ise, yasal ve lisanslı yazılım kullanılmasının kontrolünde kullanılabilir.
BT Envanter Yönetiminde dikkat edilmesi gerekenler
- Kullanılan tüm donanım ve yazılım lisanslarının takip edilebileceği envanter sisteminin oluşturulması
- Kullanıcı adı ve donanım isimlendirmelerinin belirli bir düzende yapılması
- BT doküman yapısının kurulması ve tüm içeriklerin yetkili kişilerce kullanılabilmesinin sağlanması
- BT çalışanları dışındaki kişilerin bilgilere erişim ihtiyaçlarının analizinin yapılması ve gerekli kontrol mekanizmalarının oluşturulması
- Çalışan veya ekip değişikliği gibi senaryolara karşı yol haritalarının çıkartılması ve kurumsal hafızanın oluşturulması
- Cihaz ve yazılım kullanımına yönelik dokümanların personelle paylaşılması
- Mevcut lisansların sürekli kontrol edilmesi. Bu sayede fazla lisansların oluşturacağı maliyetten tasarruf edilir ve lisanssız yazılım kullanımının doğuracağı yasal ve güvenlik sorunlarının önüne geçilir
- Kutu lisansların muhafazası
- Gereksiz yazılımların tespit edilmesi ve sistemde yavaşlamalara sebep olmaması için kaldırılması
- Tüm donanım ve yazılım faturalarının kopyalarının BT departmanı tarafından saklanması
- Donanımların bakım süreçlerinin takip edilmesi ve gerekli sözleşmelerin uzatılması
- Yazılımların gerekli yükseltme ve geliştirmelerinin kontrol edilmesi
- Web sitelerinin alan adı ve hosting gibi hizmetlerinin takibinin yapılması
- Kullanıcıların hangi yazılımları ve nasıl kullandıklarının ayrıntılarının takibinin yapılması
- Kurulu sistem üzerindeki tüm değişikliklerin merkezi olarak takibi ve kontrol edilmesi
BT Envanter Yönetimi yöntemleri
BT Envanter Yönetimi için en bilindik ve görece olarak en basit kabul edilen yöntem, excel’de tablolar halinde mevcut envanterin tutulmasıdır. Sistemin içerisinde yer alan tüm donanım ve yazılım bilgileri manuel olarak bu tablolara girilebilir. Yazılımların versiyonları, yükseltme ve güncelleme tarihleri ile kullanıcıların bilgileri de tablolara eklenebilir. Bu yöntem, başlangıç aşamasında oldukça basit görüldüğü için tercih edilebilir. Fakat zaman ilerleyip envanteri tutulacak nesneler arttıkça, tablolar üzerinde yapılması gereken güncellemeler de artacağı ve takibi zorlaşacağı için yönetim tarafında sorunlar ortaya çıkabilir.
Diğer bir yöntem ise; envanter yönetimi için özel olarak hazırlanmış yazılımları kullanmaktır. Bu yazılımlar sayesinde mevcut donanım ve yazılımların envanteri kolay bir şekilde çıkarılıp, yönetimi kolaylaştırılabilir. Envanterde oluşan değişiklikler otomatik olarak taranıp işlenir ve bu sayede zaman tasarrufu sağlanıp verimlilik artırılabilir. BT envanter yönetimi için kullanılabilecek ücretli veya ücretsiz çok sayıda yazılım olup, yazılımdan beklenen temel özellikler şu şekilde sıralanabilir;
- Yazılım ve donanım envanterleri raporlanabilir
- Yazılım kullanım takibi yapılabilir
- Değişim ve lisans takibi yapılabilir
- Envanter listelerinin finansal takibi yapılabilir
- Geçmiş dönem envanter listeleriyle karşılaştırma yapılabilir
- Oluşturulan raporlar excel vb. formatlarda alınabilir
- Tüm envanterin mülkiyet ve geçmiş bilgileri raporlanabilir
- Taramalar manuel veya zamanlanarak otomatik olarak yapılabilir
- Tanımlanan ve taranan tüm cihazlar ağa eklenebilir
- Ağdaki donanım veya yazılım değişiklikleri BT ekibine bildirilir
- Zararlı, lisanssız ve süresi dolmuş yazılımlar BT ekibine ve kullanıcılara bildirilir
- Yazılım ve donanımların sözleşme süreleri takip edilebilir
- Önceden belirlenmiş raporlar belirli aralıklarla yenilenebilir
Envanter yönetimi yoluyla donanım cihazlarının şirket çalışanlarına zimmetlenerek takibinin kolaylaştırılması da hedeflenebilir.Yapılacak tüm bu işlemler, sonrasında yaşanabilecek sorunları en aza indireceği için hem iş gücü hem de maliyet olarak şirkete katkıda bulunacaktır. BT departmanı ve diğer birimlerin verimliliğinin en üst düzeyde tutulabilmesi için BT Envanter Yönetimi önemli bir kavram olarak ele alınmalı ve gereken çalışmalar şirketin yapısına uygun olarak gerçekleştirilmelidir.
Kaynak; IT WORLD, Business Bee, Wikipedia
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu:
Uzaktan Yönetim ve Bakım Ne Avantaj Sağlıyor?
Zamanı Verimli Kullanmanın Pratik Yolu
Sanallaştırma ve Tümleşik İletişim
