Konuk yazar "Hakan Uzuner" hakkında bilgi sayfa sonundadır.
BT Proje Maliyetlerinin Tahmini ve Kontrolü İçin Neler Yapılabilir?
Kurumsal yapıların her kademesinde olduğu gibi BT departmanı için de projeler ve iyileştirmeler oldukça önem taşır. BT konusunda yapılacak çalışmaları etkilen birçok faktör bulunur.
Bunlar kısaca;
- BT giderlerinin ana kalemlerinin iyi anlaşılması,
- BT harcama planlarının genel iş stratejileri ile uyuşması,
- Mali kaynakların verimli kullanımı,
- BT harcamalarının bir yatırım olarak görülmesi,
- BT yatırım kararlarının sağlıklı bir sürecin ardından alınmasıdır.
Herhangi bir projenin ne kadara mal olacağının hesaplanması, sürecin sadece yarısıdır. Proje sırasında ve sonrasında ortaya çıkan maliyetlerin kontrolü de diğer yarısını oluşturur. Bu yazıda BT finans yönetiminin önemli bir parçası olan maliyetlerin tahmini ve yönetimi için küçük ipuçları vermeye çalışacağım.
Temel giderlerin ve gizli harcamaların kontrolü: İşe tüm BT giderlerinin %70'ini oluşturan ve sadece kurulu sistemlerin sürdürülebilirliği için harcanan kalemlerden başlamak gerekir. Bu maliyetler, yapılması planlanan projelerin önünde büyük bir engeldir. Neyse ki bu maliyetler; sözleşme ve hizmetlerin gözden geçirilmesi, etkili varlık yönetimi, eski uygulamaların terkedilmesi, sağlam bir kurumsal mimarinin kurulması ve kaynak yönetimi ile iyi projeler gerçekleştirilerek düşürülebilir.
Gartner'a göre kurumların teknoloji harcamalarının %10'undan fazlası BT'nin kontrolü dışında gerçekleşiyor. Maliyet aşımlarına ve fırsat kayıplarına yol açabilen bu maliyetlerin BT tarafından belirlenmesi ve kontrol edilmesi gerekir. Böylece yatırım aracı olabilecek projelere kaynak yaratılabilir.
Uzun dönem uygulamaların maliyetlerinin bilinmesi: Uygulama desteği, bakım, operasyon, yazılım lisasnları ve altyapı ile ilgili olan bu maliyetlerin kontrolü önemlidir. Bunun için üst yönetime projenin başlangıcında beklenen maliyetlerle ilgili rapor sunulması ve belirli aralıklarla tekrarlanması gerekir. Tüm giderlerin tarihsel bir kaydının tutulmasında da fayda vardır.
BT harcalamarı için gerçekçi tahminler yapılması: BT projeleri için her nekadar doğru tahmin yaptığınızı düşünseniz de yanılıyorsunuz. BT çalışmalarının maliyeti, çok yüksek ihtimalle tahminlerinizi aşacaktır ve bunun nedenlerini yöneticilere açıklamak zorunda kalacaksınız. Bunun yanında klasik bir hata olarak, gelecekteki bakım ve destek maliyetlerini hafife almayın. Proje harcamalarını sürekli takip edin ve olası bir bütçe aşımına karşı tetikte olun.
Mevcut sistem yatırımlarından faydalanılması: Uygulamalar, satın alınmış yazılımlar, ağlar, altyapı gibi tüm BT yatırımlarının geri dönüşü konusunda ne durumda olduğunuzu düzenli olarak kontrol edin. Iş değişikliklerini ve yeni isteklerin mevcut sistemlerle uyumluluğunu gözden geçirin. Gerekli ihtiyaçlara mevcut bileşenlerde yapılacak modifikasyonlar ve ayarlamalarla da ayak uydurulabileceğini göz önünde bulundurun. Bu, toplam maliyetleri kontrol etmenin en etkili yoludur.
Kısa ve uzun vadeli maliyet düşürücü önlemler uygulanması: Çeşitli yöntemlerle maliyetleri kontrol etmemiz mümkündür. Kısa vadeli düşündüğümüzde; öncelikle seyahat giderlerini düşürebilirsiniz. Bunun için Karel UCAP'in sunduğu sesli ve görüntülü konferans çözümlerinden faydalanabilirsiniz. Bunun yanında satın alma işlemini mümkün olduğunca ertelemeye çalışın. Bu sayede hem daha iyi bir fiyat almak için süreniz olur, hem de daha ucuz bir çözüm fikri bulabilrsiniz. Ayrıca insan kaynakları harcamalarını da gözden geçirin.
Uzun vadede de taktiksel bir kaç adımla maliyetleri düşürmek mümkündür. Öncelikle tekrarlanan süreç ve sistemleri eleyin, daha sonra da sürecin içerisindeki gereksiz harcamaları ortadan kaldırın. Belirli aralıklarla tüm BT projelerini tekrar gözden geçirin. Bir işi yapmak için en uygun ve mantıklı dönem ne zaman ise, o dönem yapmaya özen gösterin. Genellikle yüksek maliyet aşımına neden olabilen dış kaynak kullanımı konusunda da dikkatli davranın.
Yatırım kararlarının yönetimi : Kuruluşların çoğunda BT, gereksiz harcama merkezi olarak görülür. Birçoğunda da, önemli bir görevi olmadığı için gereksiz bir birim olarak görülür. Daha aydınlanmış kuruluşlarda ise katma değer yaratan stratejik bir iş ortağı olarak görülür. Projenin önceliklerini belirlemek, denetlemek, iletişimini sağlamak ve iş birimleri arasında projenin başarısını ölçümlemek için bir kurul oluşturabilirsiniz. Ayrıca teknoloji standartlarının ve uygulamaların ilkeleri ile esaslarını oluşturması için başka bir kurul da oluşturabilirsiniz.
BT yatırımları için değer / fayda durumunun belirlemesi : Gerçekleştirilen bir projenin kuruma sağladığı değer ve ölçümlenmesi önemli bir konudur. BT'nin bazı ölçümlenebilen faydaları; işletme verimliliği, kişisel verimlilik, karar alma kalitesinin artışı ve kurumsal stratejik girişimleri desteklemeye yönelik olabilir. Önemli olan, herhangi bir proje için bu ölçümlemelerin doğru yapılmasıdır.
Kaynaklar: Techrepublic , HBR , InfoWorld
Bu Yazıyı Okuyanlar, Bunları da Okudu:
Başarılı BT Kariyeri İçin Geliştirilmesi Gereken Sosyal Beceriler
WebRTC Nedir? Uç Birim Yazılımlarının Sonu Mu?
Eviniz veya Ofisiniz Güvende mi? Öğrenmek için 4 Adım
Konuk Yazar: Hakan Uzuner Hakkında
15 yıldır BT sektörününde olan Uzuner, sektörde pek çok farklı pozisyonda ve farklı firmada görev aldı. Profesyonel kariyerinin son dönemlerinde kurumsal alanda eğitim ve danışmanlık hizmetleri verdi. Halen Türkiye Finans Katılım Bankası’nda “Sistem ve Platform Yöneticisi” olarak çalışmakta, aynı zamanda ÇözümPark Bilişim Portalı’nın kurucusu olarak portal üzerinde aktif olarak rol almaktadır.
