Günümüzde sanallaşan dünyanın elbette en büyük etkisi kurumsal alanda kendini göstermiş oldu. Bir zamanların zorunlu evrakları veya yazışmaları, artık birer sanal postadan ibaretler. Hem bireysel hem de kurumsal anlamda önemli ve yaygın hale gelen elektronik posta iletileri, bu konu için de ayrı bir uğraş ve dikkat sarf etme gereğini ortaya çıkardı. Özellikle söz konusu iş konusunda yapılan elektronik yazışmalar olduğunda, hem işveren hem de çalışan için bu durum büyük önem teşkil eden bir yapı kazanıyor.
Çalışanlar için e-posta yazışmaları neden önemli?
Özellikle çalışanlar için ilk izlenim ve profesyonellik adına, kurumsal elektronik posta yazışmalarında dikkat edilecek altın kurallar bulunmakta... Bu altın kurallar ile e-postalarınız sizi, iletim becerinizi göstermek adına bir adım daha öne geçirebilecektir. Sizler de izleyeceğiniz bu altın kurallar ile hem iletişim becerinizi kanıtlayabilecek, hem de kurumsal anlamda olumlu izlenim bırakabileceksiniz.
1-Aktif olun!
Söz konusu gerek bir başvuru maili olsun gerekse de kurum içi bir yazışma olsun, hızlı geri dönüşler büyük önem taşımaktadır. Özellikle gelen elektronik postalara hızlı geri dönüş yapabilmek, karşı taraf için her daim iletişim kopukluğuna fırsat vermeyen bir profil içerisinde olduğunuz izlenimi kazandıracaktır.
2-Konu başlığı, odak noktanız olmalı!
E-maillere yanıt vermek bir yana, elektronik posta hazırlamak da, iletişim becerinizi göstermek adına büyük önem taşır. Bu noktada, elektronik posta hazırlarken en çok dikkat edilmesi gereken nokta ise konu seçimi olmalıdır. Zira karşı tarafa ulaşan postanız, ana konusu ile dikkat çekici ve açıklayıcı olmalıdır. Seçeceğiniz mail başlığı, karşı taraf için, konu ile ilgili hem açıklayıcı hem de ilgi çekici olmalıdır. Yani sizin seçeceğiniz konu başlığı karşı tarafa içeriği özetlemeli, aynı zamanda da iletiyi okuyacak kişiyi detaylara baktıracak kadar odaklı bir halde olmalıdır. E-posta hazırlarken, özellikle odak noktasını ana konu başlığı üzerinde yoğunlaştırmak, geri dönüş alma ihtimalinizi de bir o kadar artıran etkenlerin başlıca olanıdır.
3-Giriş paragrafı, büyük önem taşıyor! 
Doğru ve etkili bir konu başlığından sonra, ikinci adım olarak postanızın giriş paragrafı da özenli hazırlanmalıdır. Zira özellikle kurumsal alandaki yazışmaların ilk paragrafları önemli bir yer tutar. Bu konuyu ise 2 farklı şekilde ayırmak gerekiyor. Bunlar; ilk kez mail atıyor olmanız ya da devam eden bir konuşmayı sürdürüyor olmanız şeklinde olacaktır. Her iki durumda da farklı giriş paragrafları hazırlamak gerekiyor. Örnek vermek gerekirse, ilk kez konuşmaya başlanan maillerde, elbette ki ilk adım olan selamlamadan sonra, kısaca mailin içeriği öncesi bilgi vermek gerekmektedir. Bir örnekle devam edelim ve bir iş görüşmesi ile ilgili referansınız aracılığıyla, yetkili kişiye elektronik posta hazırladığınızı varsayalım. Bu bağlamda ilgili kişiye verilecek selamdan sonra hazırlanacak giriş paragrafı şu şekilde olabilir:
“ Müşteri ilişkileri departmanınız için açtığınız iş ilanına istinaden, Eren Ertem referansıyla sizlerle iletişime geçmenin mümkün olduğunu gördüm.”
Burada ki iş bölümü ve referans detaylarının ilk paragrafın başlangıcı olarak kısaca aktarılması, alıcının maili okuma sürecinde daha olumlu düşüncelerle ilerlemesine sebep olabilir. Eğer yeni bir mail atıyorsanız da yine önceki konuşmalar ile ilgili kısa bir özet ile ilk paragrafa başlamak, yine kurumsal iletişim kimliğinizi gösterebilmeniz açısından büyük önem taşıyan noktalardan olacaktır.
4-Kısa ve öz postalar hazırlayın!
Genel olarak yapılan araştırmalar doğrultusunda, kurumsal alandaki elektronik yazışmaların en büyük etkisinin başlık ve giriş paragrafı ile olduğu sonucuna varılıyor. Keza, aynı araştırmalar çok uzun posta içeriklerinin göz ardı edildiği ve sıkıcı olduğu şeklinde yorumlandığını da gösteriyor. Durumun böyle olması da sizin postanızın, aslında uzun uzadıya açıklamalar içermesi yerine, kısa, konuya odaklı ve net paragraflardan oluşması gerektiği anlamına geliyor. Daha önce de açıklandığı üzere iyi bir başlık ve giriş paragrafı ardından, sözü çok dolandırmadan gerekli detayları mümkün olan en kısa şekilde karşı tarafa aktarmak gerekiyor. Böylece, mailin alıcısı dikkat kaybı yaşamadan postanızı sonuna kadar okuyacak ve geri dönüşünüzü de aynı hızla alabilme ihtimaliniz artacaktır.
5-Kendinizden ödün vermeyin!
Özenli, kısa ve açıklayıcı bir elektronik postanın ardından, cevap gelsin ya da gelmesin kendi duruşunuzdan taviz vermemeniz büyük önem teşkil etmektedir. Bu durum ister bir görüşme postası olsun isterse de bir şirket içi yazışma olsun, mutlak suretle lakayıt ve ısrarcı davranışlardan kaçınmanız, sizin kişisel profiliniz için tüm iş hayatınız boyunca önemli bir etmen olarak kalacaktır.
Mail attığınız bireyin aslında ciddi anlamda yoğun olabileceğini göz ardı etmeden, cevap beklemeyi sürdürmek gerekmektedir. Bu konuda yapılan en büyük hata, aynı veya benzer e-mailleri yeniden göndererek, alıcının maillerinizi göz ardı etmesine yol açmanızla sonuçlanacaktır. Nitekim hitap ettiğiniz kimse için, sizin profilinizde negatif etmen olarak yer edecektir.
Karşılıklı iletişim devam etsin ya da etmesin, karasızlık ve tereddüt içeren ifadelerden kaçınarak, kendi tavrınızı olabildiğince koruyarak ve ısrarcılıktan kaçınarak, söz konusu bu 5 adımlık süreç ile kurumsal anlamda ciddi bir iletişim beceriniz olduğu düşüncesini, hem kurumsal hem de bireysel alanlarda gösterebiliyor olacaksınız.
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
Bilgisayar Başında Gözleri Korumak için 4 Basit İpucu
Kendi İşinin Patronu Olmak İsteyenlere 12 Öneri
Büyük Veri Hakkında Bilmeniz Gereken 7 İpucu
