Gelişen internet hızı ve mobilitenin kullanımı artırdığı bulut ve süper hızlı mobil iletişimin, hem son kullanıcılara hem de firmalara ne kadar çok fayda getirdiğini pek çok yazımızda sizlerle paylaştık.
Yeniliklerin sağladığı faydalar üzerinde çok konuşulmuş olsa da, proje yöneticilerinin gelişen teknolojiyi organizasyonun ihtiyaçları doğrultusunda ve müşterilerin sürekli değişen talepleri doğrultusunda nasıl uyarlayacakları konusunda çok fazla bilgi açığa çıkmadı. Biz de bu makalemizde proje yönetimini kolaylaştıracak ipuçlarını sizlerle paylaşıyoruz.
Uzmanlar yeni teknolojilerin daha verimli çalışma ortamları oluşturduğu ve kişilere daha esnek bir çalışma ortamı sunduğu konusunda hem fikir. Son zamanlarda çıkan raporlar ortaya koyuyor ki, yeni teknolojiler Avrupa’daki şirketlerin çalışma şekilleri üzerinde de etkili olmuş ve bazı alışkanlıkları değiştirmeye başlamış. Bu değişim olumlu yönde, projelerin daha hızlı ve doğru sonuçlar verecek şekilde hızlanmasına ve verimli olmasına yarar sağlamış.
Peki teknolojiyle daha kolay proje nasıl yönetilir? 3 adımda bir araya getiriyoruz;
1. Hareketli Olun
Takımlar birbirleriyle sınırlamalar olmadan iletişim kurabilmeli ve aynı araçlara ve bilgilere aynı zamanda erişebilmeli ve işlerini sahip oldukları her cihazdan yapabilmeliler. Ancak teknoloji ilerlemeye devam etse de hala bir iletişim sorunu olduğu göze çarpıyor. Bunu sebebi olarak araçların ve kurum yapılarının karmaşıklığı göze çarpıyor. Bundan dolayı kullanması kolay, sistem ve organizasyon karmaşıklığını giderecek tümleşik sistemlerin kullanılması hem verimliliği artıracak hem de birimler arasındaki iletişim ve veri aktarımı kolaylaşacağından projeyi yönetmek de basitleşecektir.
2. Çevrimiçi Bir Çalışma Alanı Oluşturun
Günümüzde irili ufaklı neredeyse her şirket Dünyanın farklı yerlerinde ya da aynı ülkenin farklı bölgelerinde şubeler bulunduruyor. Tüm şubelerde yürütülen işler ve uzak şubeler arasında ortak ilerletilmesi gereken projeler, pek çok farklı kişinin aynı anda katılımını gerektiriyor. Ancak çalışanların sadece o proje ile ilgilenmeleri mümkün olmuyor çünkü şirket içerisindeki pozisyonlarından kaynaklanan başka işleri oluyor ve zorunlu olarak uzaktan çalışmaları gerekiyor. İşte birçok firma ve proje yöneticisi bu coğrafi konum sıkıntılarından kurtulmak ve projeyi planlandığı gibi yürütmek için sanal proje odaları gibi birden çok farklı teknolojinin bir araya geldiği özel sistemler kullanıyor. Ayrıca eskiyen araçların yenileriyle değiştirilmesi de verimliliğin artmasını sağlıyor.
Son teknoloji sadece grup çalışma yöntemlerini değil, şirketlerdeki fiziksel çalışma ortamlarını da değiştiriyor. Her geçen gün firmalar ofislerini daha esnek çalışma imkânı saplayacak şekilde güncelliyorlar. Hem çevrimdışı hem de çevrimiçi ortak çalışma ve ortak yaratma becerileri sağlamak, verimi artırmak ve belirlenen hedeflere ulaşmak için yeni teknolojiler hızla şirketlere adapte ediliyor. Gelişen çevrimiçi teknolojiler çalışanların sürekli ofiste kalma zorunluluğun da ortadan kaldırıyor. Günümüzde evden çalışma iyice yaygınlaşmaya başlamış durumda. Bunun da en büyük sebebi artan teknoloji.
3. Verilerinizin Güvenliğini Sağlayın
Teknoloji günümüz şartlarında her alanda bir çözüm olarak görülmektedir. Öyle ki, proje yöneticilerinin dörtte üçü yeni araçların ve teknolojilerin daha verimli proje yönetimine katkı sağlayacağını düşünüyor. Üçte ikisi ise yeni teknolojilerin maliyetleri azaltacağını düşünüyor. Ancak yine teknolojinin kullanılması yeni sorunları da beraberinde getiriyor. Bugüne kadar veri güvenliğinin önemi hiç bu kadar büyük olmamıştı.
Unutulmamalıdır ki; bütün bulut ortamı aynı değildir. Birçok ücretsiz araç hassas verilerinizi tehlikeye sokabilir ve sisteminize erişim sağlanmasına neden olabilir. Bir kez bu duruma uğradıktan sonra hem projenin hem de firmanızın itibar kaybı yaşaması söz konusu olabilir. Bunlardan ötürü bütün takımlardaki bireyler kullandıkları araçları çok iyi tanıyabilmeli ve mümkün oldukça sertifikalanmış ve şifrelenmiş sistemleri kullanabilmelidirler.
Proje Uyumu Yakalayın
Yukarıda saydığımız şekilde yeni teknolojileri güvenli bir şekilde kendilerine göre uyarlayıp işlerine dahil eden firmalar bugünün dijital dünyasında kendilerine yer bulabileceklerdir. Bütün bunları başarılı bir şekilde dengeleyen proje yöneticileri ve hem zamandan hem maliyetten hem de iletişim kopuklarından kurtulacak, projeleri olması gerektiği gibi bitirecek ve en sonunda herhangi bir sürpriz yaşamadan itibarlarını artırabileceklerdir. İş dünyası her zaman sert bir yer olmuştur ve bunun sebebi de genellikle iş dünyası içerisindeki kaos benzeri çalışma ortamından kaynaklanmıştır. Ancak bu zorlukları teknoloji sayesinde yenmek herkesin imreneceği şekilde rahatlamanıza yardımcı olabilir.
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
BT Çalışanlarına 6 Zaman Yönetimi Önerisi
BT Danışmanlarının Dikkat Etmesi Gereken 5 Nokta
BT Yöneticilerinin Değişen Rolü [infografik]
