Teknoloji çalışanların masalarını, ofislerini değiştirmekle kalmadı şimdi de toplantı odalarını değiştiriyor. Toplantılarda vakit geçiren herkesin bildiği gibi, ekiplerin bir araya geldiklerinde verimliliklerini arttırmalarını sağlayacak bir çok imkan mevcut.
Küçük veya büyük her boyuttaki ekipler iletişimi ve işbirliğini teşvik etmek için teknolojiye güveniyor. Ancak toplantı odası olanakları, uzaktan katılanlar için kişisel deneyimini aktarmasını etkileyebiliyor.
Değişen işgücü, kuruluşları modern toplantıların nasıl yapılması gerektiğini yeniden düşünmeye zorluyor. Nemertes Research isimli teknoloji analiz şirketinin araştırmalarına göre, şirketlerin üçte ikisi “geleceğin konferans salonlarını” kendi şirketleri için planladıklarını veya değerlendirdiklerini söylüyor.
Şirketler için en önemli zorluklardan biri işletmelerinde doğru teknolojiye sahip olmamaları. Toplantı salonları genellikle çalışanlara kolaylık sağlayacak ve onların verimliliklerini arttıracak şekilde tasarlanmamış.
BT liderlerine “geleceğin toplantı salonu” hakkında kendileri için en önemli olan şeyler sorulduğunda listenin en üst sıralarında yüksek hızlı ağ bağlantısı bulunuyor. Diğer önemli arzular arasında yüksek kaliteli ses, elektrik prizlerine erişim ve birbirine bağlantılı bir dizi işbirliği aracı var.
Bu ve diğer teknik özellikler etkili toplantılar yapmanın önündeki ana engellerden bazılarını ele almaktadır. İşte geleceğin toplantı odalarını şekillendirecek en iyi teknoloji trendlerinden altısına bir bakış…
1) Nesnelerin İnterneti (IoT)
Toplantıları daha verimli hale getirmenin önündeki bir engel, odaların herhangi bir zamanda müsait olabileceğini anlama eksikliğidir. Merkezi bir takvimi kullanan kuruluşlar arasında bile, rezervasyonu yapılan birçok oda kullanılmaz. Çünkü çalışanlar belirli konferans odaları için sık sık toplantılar düzenler ancak daha sonra görünmezler. Nesnelerin İnterneti (IoT), bu bilmeceye umut vaat eden bir karar sunuyor. İletişim özellikli sensörler, toplantı katılımcılarının ne zaman geldiğini tespit edebilir. Odaya belirlenen süre içinde hiç kimse girmezse, sistem odayı otomatik olarak programa göre boş olarak işaretleyebilir ve değişiklikleri bir ofis yöneticisine uyarı metni veya e-posta yoluyla gönderebilir.
2) Tümleşik İletişim
Uzaktan çalışanlar, ekip toplantılarına bağlanırken sayısız engelle mücadele edebilirler. Doğru konferans numarası için takvimlerinde arama yapmaları, PIN kodunu not alması ve arama yaparken telefonu ve not defterini kullanması gerekir. Aynı zamanda toplantı lideri, konferans salonunun içinde uzak katılımcıları görmezden gelebilir ve konuşmacılara ihtiyaç duydukları zamanı vermede başarısız olabilir.
Tümleşik iletişim, herkesin toplantılara dahil olabilmesini kolaylaştırarak bu sorunları giderir. Tek bir iletişim uygulaması kullanarak katılımcılar herhangi bir yerden toplantılara katılabilirler. Toplantı lideri görüşmeyi yapan kişiyi bir bakışta görebilir ve sahnede herkesin eşit zaman geçirmesini sağlar.
3) Hareketlilik
Birden fazla uygulama kullanma ihtiyacını ortadan kaldıran tümleşik iletişim, uzaktan çalışan veya hareket halindeyken bağlantı kurmanın zahmetine de son veriyor. Bir konferansa katılmak için uzaktan çalışanlar tıklamanın yanı sıra uygulamanın sohbet özelliğini kullanarak da diğer katılımcılarla görüşmeler yapabilir. Bu şekilde tümleşik iletişim, uzaktan katılımcıların nerede olursa olsun “odada olmaları” için gereken araçları sağlayarak ve böylece uzaktaki çalışanların esnekliğini ve hareketliliğini sağlıyor.
4) Video Konferans
Video konferans aynı zamanda uzaktaki çalışanları konferans odasına yerleştirir. Yüz yüze toplantılar yapmanın avantajlarından biri, yalnızca sesli konuşmalarda algılanması zor olan beden dilini okuma ve tepkileri anlama yeteneğidir. Geçmişte, video konferans ekipmanı pahalı ve kullanımı zordu. Ancak Karel Bulutta Konferans gibi bir iletişim çözümü, dizüstü bilgisayarlarda, tabletlerde ve mobil cihazlarda videoyu erişilebilir hale getirir. Böylece toplantı liderleri, bir konferans odasına katıldığında uzak çalışanları da hemen toplantıya dahil edebilir.
5) Ekip İşbirliği Özellikleri
Uzmanlar, “Geleceğin konferans salonunda” ekip işbirliği özelliklerinin öncelikle önemli olacağını belirtiyor. Bir ankete katılanların yüzde 45'ine göre, belge paylaşımı en önemli ekip işbirliği uygulaması, onun ardından da ses, video ve ekran paylaşımı geliyor. Belge paylaşımı, toplantı katılımcılarının verimliliğini artırır ve tüm katılımcıların gerçek zamanlı olarak takip etmelerini ve yorum ekleyebilmelerini sağlayarak karar vermeyi hızlandırır.
6) İnteraktif Beyaz Tahtalar
Son olarak, etkileşimli beyaz tahtalar da toplantı odalarına girmeye başladı bile. Bu cihazlar, dokunmatik ekran teknolojisini sesli ve görüntülü konferans yetenekleriyle birleştiriyor. Ekiplerin işbirliği yapması, görselleştirmesi, fikir toplaması ve çalışmasını paylaşması için hızlı bir şekilde toplanabilecekleri ve işbirliğinde bulunabilecekleri bir çalışma alanı yaratır.
Bahsettiğimiz bu teknoloji trendleri, tüm boyutlardaki şirketlerde hem toplantı odalarında hem de sanal olarak katılan çalışanlar için kesintisiz işbirliği, daha fazla verimlilik ve daha hızlı karar alma sağlayan yöntemlerdir.
Karel Bulutta Video Konferans çözümünü incelemek için tıklayın >>
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
Video Konferans Fiyatı İstenirken Nelere Dikkat Edilmeli?
Büyümek İsteyen Şirketler için Verimliliği Artıracak 5 İpucu
Video Konferans Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 7 Önemli Konu
