Video konferans sistemleri, ekiplerin işbirliği içinde daha verimli çalışmalarını sağlayan, günümüzde özellikle eğitim, sağlık, finans gibi sektörlerde oldukça yaygın olarak kullanılan sistemlerdir.
Alışılmış konferans görüşmelerine ek olarak, iş ortaklarının görüşmeler esnasında birbirlerinin jest ve mimiklerini de görerek daha güçlü bir bağlantı kurabilmelerinin yanı sıra, video konferans sistemlerinin birçoğu dosya ve ekran paylaşımı gibi verimliliği arttıran çeşitli olanaklar sağlar.
Yalnızca büyük şirketlerde idari işler için değil, küçük işletmelerde de sıklıkla kullanılan video konferans sistemleri, hem şirketlerin seyahat masraflarını azaltıp hem de çalışanlara zaman kazandırdığı için, hem de evden çalışma trendinin yükselmesine bağlı olarak yavaş yavaş sesli konferans sistemlerinin yerine geçerek işletme iletişiminin popüler metodu olma yolunda ilerliyor.
İş görüşmelerinde video bağlantılarının en önemli avantajı, sözsüz ifadeleri toplayarak katılımcıların yüz ifadelerinden, vücut dilinden ve bakışlarından yola çıkarak iletişimlerini güçlendirip, daha verimli ve etkin çalışmalarını sağlamaktır. Normal telefon konuşmalarında 23 dakika olan dikkat süresi, video konferans görüşmeleriyle karşılaştırıldığında 35 dakikaya kadar çıkabiliyor. Şirketler, bu avantajlardan maksimum düzeyde yararlanabilmek için, kendilerine en uygun video konferans sistemini seçmeleri gerekir.
Doğru konferans sistemini seçebilmek için ise doğru soruları sormak işletmeler için çok önemlidir. Görüşmelerinize kaç kişi katılacak? Mevcut sistem veya cihazınızla entegre olabilen bir sisteme mi ihtiyacınız var? Bilgisayar ve mobil cihazlardan erişim özelliği size fayda sağlar mı? Video konferans sisteminize karar verirken tüm bu soruları ve çok daha fazlasını dikkate almanız gerekiyor.
Ama endişelenmenize gerek yok! İhtiyaçlarınıza göre en uygun sistemi seçebilmeniz için göz önünde bulundurmanız gereken bazı detayları sizin için derledik;
1) Güvenilirlik ve Kalite
Güvenlik, teknolojik ürün ve sistemlerde en önemli etkenlerden birisidir. Şifreleme (encryption), verilerin insanlar ve diğer bilgisayarlar tarafından okunmasını engellemek ve içeriğin aslına ulaşılmasının önüne geçmek amacıyla yapılan işlemleridir. BT dünyasında şifreleme, verilerin okunabilir bir biçimden yalnızca şifresi çözüldükten sonra okunabilecek veya işlenebilecek bir kodlanmış biçime dönüştürmektir. Video konferans sistemlerine geldiğimizde, hem yazılım hem de donanım elemanlarınızın AES (Gelişmiş Şifreleme Standardı), TLS veya SRTP gibi standartlar taşımasında fayda var.
2) Katılımcı Sayısı ve Tahmini Kullanım Süresi
Video konferans sisteminize karar vermeden önce kullanıcılarınızın yani, ekibinizin ve müşterilerinizin taleplerini bilmeniz gerekiyor. İhtiyacınızı tam olarak karşılamayacak bir ürün almak ileride daha yüksek ek satın alma maliyetlerine yol açmakla birlikte verimlilik kayıplarına da neden olabilir.
Doğru ekipmanı seçebilmek için öncelikle, toplantıların nasıl işlendiğini, ne kadar sürdüğünü ve her bir oturuma kaç kişinin katıldığını keşfedin. Kullanıcı sayınızı belirledikten sonra sisteminizi aramanız önemli. Çünkü bazı servislerle onlarca kişiyi eş zamanlı görüşmeye almanız mümkünken, bazılarında ise sisteminizi katılımcı sayısına göre seçip ödeme yapıyorsunuz.
3) Kullanım Kolaylığı
Video konferans sistemi seçerken hem estetik hem de kullanımı kolay bir sistem tercih ettiğinize emin olmanız gerekir. Aksi takdirde bazı katılımcılar dahil olamadan görüşmelerinize başlamak durumunda kalabilirsiniz. Kullanıcı dostu bir arayüze sahip olmayan video konferans sisteminin işletmenizi yavaşlatan bir satın alma olmasına izin vermemek için kullanımı kolay bir sistemi tercih edin. 
4) Mobil Erişilebilirlik
Video konferans sisteminize karar vermeden önce toplantılarınızın planlı mı yoksa spontane mi gerçekleştiğini göz önünde bulundurmanızda fayda var. Çünkü video konferansların avantaj sağladığı noktaların başında iş gezileri veya spontane toplantılar gibi durumlarda kullanıcıların toplantılara uzaktan da bağlı olmalarını sağlar. Mobil erişilebilirlik özelliği konferanslara mobil (Android ve iOS cihazlar), bilgisayar (Mac, Windows ve Linux işletim sistemli) ve WebRTC üzerinden internet olan her yerden uzaktan toplantı imkanı sunar.
5) Ekran ve İçerik Paylaşımı
Konferanslarınızı daha interaktif hale getirmenin bir başka yolu ekran paylaşımıyla katılımcıları sunumunuza bağlı tutmaktır. Ekran paylaşım özelliği, sunumunuzda bahsettiğiniz önemli noktaları göstermek istediğinizde işinizi oldukça kolaylaştıracak bir özelliktir. Aynı şekilde bazı video konferans yazılımlarının sunduğu olanaklarla doküman paylaşımı yapmanız da mümkün olabiliyor. Karel Bulutta Konferans sisteminde olduğu gibi, HDMI girişi sayesinde toplantılarda kullandığınız cihazlar üzerinden sunum, resim veya ses dosyası gibi içeriklerinizi hızlı bir şekilde toplantıya dahil etme imkanı bulabilirsiniz.
6) Kayıt
Toplantılarınızın önemli ve daha sonra hatırlamak isteyeceğiniz noktalarını kaydetme ihtiyacı duyabilirsiniz. Görüntü veya ses kayıt özelliği, konferanslarda altını çizmek istediğiniz yerleri bulutta veya lokal olarak kaydedip tekrar oynatmanızı sağlar. Not tutma konusunda iyi olmayan katılımcılar için de geçmiş toplantıları arşivlemek oldukça verimli olacaktır.
7) Maliyet
Bazı işletmelerde video konferans sistemlerinin düzenli bir iletişim aracı olarak benimsenmemesinin sebebi, videonun genellikle maliyetli bir çözüm olarak algılanması olabilir. Ancak bu görüş özellikle genç kuşaklar işgücüne katıldıkça değişiyor. Ayrıca bulut tabanlı iletişim sistemleri de yönetim yükünü ve bilişim altyapısına harcanan maliyeti azalttığı için oldukça kullanışlı ve gün geçtikçe daha da popüler olan servisler. Sisteminize karar verirken sadece sistem maliyetini değil, uç birimi, destek, genişletme, bakım maliyetlerini de inceleyin. Bazen ürünler satın alırken ucuz ama kullanırken çok pahalı olabiliyorlar.
Video konferansın tüm avantajlarını incelemek ve detaylı bilgi almak için Karel Buluta konferans çözümünü inceleyebilirsiniz.
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
Video Konferansları Verimli Hale Getirecek 9 Öneri
IP Telefon Santralı Kullanmak İçin 10 Neden
Bulut Çözümleri İnsanları İşinden Mi Edecek?
