Çağrı merkezi kullanan her şirket, dış arama kaynaklarını verimli kullanmak ister. Şirketlerin verimli çağrı oranlarını arttırmak, her bir satış için harcadıkları zamanı ve para miktarını minimize edebilmek adına uyguladığı dış arama stratejileri artık daha önemli hale geldi.
ROI(Return on Investment)'niz yani yaptığınız yatırımların size geri dönüş verileri, çağrı merkezi personelinizin eğitimine ve yeteneğine bağlıdır. Ancak bununla birlikte dış arama stratejinizi iyi belirlemeniz gerekir. Bu yazımızda giden arama stratejinizi mükemmelleştirmeniz için faydalanabileceğiniz bir kaç öneride bulunacağız;
Müşteri Edinme Listelerinizi İyileştirin
Her şey harika bir başlangıç listesinden başlar. Hedef kitlenize karşılık gelen sağlıklı bir listeye sahip olduğunuzdan emin olun. Ajandalarınızı, potansiyel müşterilerinizle doldurmaya bakın. Tüm gün boyunca yanlış müşterilerle görüşme halinde olmanız hem onların zamanını hem kendi zamanınızı israf etmeniz anlamına gelir. Çağrı listelerinizin kalitesini sürekli olarak geliştirmek için CRM(Customer Relationship Management) yani Müşteri İlişkileri Yönetiminizi iletişim merkezinize bağlayın. Ayrıca, elinizdeki kampanya için doğru olanı aradığınızdan emin olmak için listelerinizi alıcı profilleri arasında segmentlere ayırın.
Otomatik Arama Sistemi Kullanın
Otomatik arama sistemi, çağrı kalitenizi arttırabilecek son derece kullanışlı bir sistemdir. Bu sistem türü, çağrı merkezi temsilcilerinize dış aramalar arasında zaman kaybetme şansı vermez. Bir çağrı tamamlandığında, bir sonraki çağrı hemen sıraya alınır. Bu sistem ile birlikte, elle yapılan aramalarda yaşanılan insan hataları da azaltılmış olur. Genel olarak otomatik arama sistemi kullanarak en az deneyimli çalışanlarınızdan bile daha iyi sonuçlar alabilirsiniz.
Standartları Koruyun
Şirketinizin hedefleri doğrultusunda gelişmeye devam ederken, yasalara uygun olarak davranmaya gayret edin. Ayrıca otomatik arama sisteminizin, belirli numaraların uygun kurumlara ve kuruluşlara ait olup olmadığını görebilmesi de oldukça önemlidir. Ekranınızda işinize yaramayacak ve boş yere zamanınızı çalabilme potansiyeli olan numaraları görüp, zamanınızı daha efektif kullandığınızdan emin olmalısınız.
Yerel Numaraların Önemi
Arayan kişinin numarası yerel kod ile başlayan bir numara ise; telefona cevap verilmesi, konuşma süresi ve kalitesi açısından diğer numaralardan daha öndedir. Belli bir coğrafyaya ait alan kodları, o bölgede yaşayan insanlara her zaman daha güvenilir gelir. Giden arama uygulamanızın, 0850 ya da 444 gibi numaraların yanında, gerekli durumlarda kullanılmak üzere yerel ve şehir dışı numaralar seçeneği de olup olmadığını kontrol edin.
İletişim Kopukluğu
Görüşmenin başladığı ve bittiği andan emin olun. Kaliteli bir görüşme yapmak istiyorsanız görüşmelerin başlangıcında oluşan garip sessizliklere fırsat tanımayın. Aynı şekilde görüşmeyi sonlandırdığınızı da net bir şekilde belli etmenizde fayda vardır.
Burada asıl kilit rol, dış arama stratejilerinizi bütün pazarlama stratejilerinizle entegre edebilmenizdir. Şirketinizin departmanlarındaki tüm stratejileriniz birbirleriyle uyum içerisinde uygulanabildiği süreçte istenilen oranda verimliliğiniz artırabilirsiniz.
Ayrıca çağrı merkezi çalışmalarınızdan en yüksek verimi alabilmek için sizlere özel ve esnek özellikler sunan Karel IP Çağrı Merkezini incelemenizi tavsiye ederiz.
Bu yazıyı okuyanlar, bunları da okudu;
Çağrı Merkezi Verimliliğini Arttırın: Gelişmiş Otomatik Çağrı Dağıtımı
10 Soruda Çağrı Merkezi
IT Altyapısı İçin Stratejik Planlama
